Įkūrus naują įmonę, verslininkai neretai susitelkia ties veiklos vystymu, klientų paieška ir kitais neatidėliotinais darbais. Tačiau vienas iš svarbiausių sėkmingo verslo aspektų, kurio jokiu būdu negalima pamiršti vos tik įmonei pradėjus veiklą – tai buhalterinė apskaita. Gerai organizuota ir tvarkingai vedama buhalterija ne tik padeda įmonei sklandžiai funkcionuoti, bet ir gali sutaupyti pinigų, padėti išvengti problemų su mokesčių inspekcija bei užtikrinti, kad verslas klestėtų. Buhalterinės apskaitos duomenys parodo tikrąją finansinę įmonės padėtį, todėl nuo jų patikimumo priklauso ir teisingi verslo sprendimai. Vis dėlto nemažai pradedančių verslininkų linkę nustumti buhalteriją į antrą planą – finansų tvarkymas jiems atrodo sudėtingas ar nuobodus darbas. Visgi be patikimos apskaitos neįmanoma objektyviai įvertinti, ar veikla pelninga, suplanuoti augimo ar tinkamai pagrįsti verslo sprendimų, todėl ignoruoti finansų negalima. Šiame straipsnyje apžvelgsime, kokius buhalterijos tvarkymo aspektus privalu įsidėmėti naujai įsteigtoms įmonėms bei kokių dažniausiai pasitaikančių klaidų vengti.
Apskaita nuo pirmos dienos – teisinė pareiga ir verslo būtinybė
Nuo pat įmonės įregistravimo dienos jos vadovui atsiranda pareiga užtikrinti finansinės apskaitos tvarkymą. Tai reiškia, kad kiekviena ūkinė operacija (pajamos, išlaidos, įsipareigojimai) privalo būti tinkamai užfiksuota apskaitoje. Net jei veiklos pradžioje operacijų nedaug, ignoruoti apskaitos negalima – vėliau nesutvarkyti dokumentai gali sukelti sumaištį ar net privesti prie baudų. Naujas finansinės apskaitos įstatymas (galiojantis nuo 2022 m. gegužės 1 d.) aiškiai apibrėžė, kad įmonės vadovas atsako už apskaitos organizavimą ir privalo paskirti apskaitą tvarkantį asmenį. Tad svarbu jau veiklos pradžioje apsispręsti, kas konkrečiai tvarkys buhalteriją: pats įmonės savininkas ar profesionali buhalterė ar buhalterijos paslaugos įmonė.
Praktinis patarimas: nepalikite apskaitos vėlesniam laikui. Nuo pirmųjų veiklos dienų diekite finansinę drausmę: registruokite visas operacijas – tiek pajamas, tiek išlaidas. Net ir mažiausi pirkimai turi būti fiksuoti apskaitoje, o visos operacijos registruojamos dvejybinio įrašo principu. Tai padės išvengti klaidų susikaupus didesniam dokumentų kiekiui ir užtikrins, kad finansinė atskaitomybė vėliau būtų parengta teisingai. Pavyzdžiui, jei įmonė pirmuosius mėnesius nevykdo aktyvios veiklos, vis tiek būtina registruoti steigimo išlaidas, kapitalo įnašus, biuro nuomos ar kitus kaštus. Tokiu būdu turėsite aiškų įrašų pagrindą, kai prasidės intensyvesnė veikla.
Profesionalios apskaitos paslaugos ar savarankiškas tvarkymas?
Kiekviena nauja įmonė turi apsispręsti, kaip bus tvarkoma jos buhalterija: ar samdyti buhalterį, ar sudaryti sutartį su buhalterinių paslaugų įmone, ar imtis šio darbo savarankiškai. Svarbu įvertinti įmonės poreikius, veiklos apimtis ir vadovo kompetencijas. Buhalterinės apskaitos tvarkymas reikalauja specialių žinių ir nuolatinio teisės aktų sekimo, todėl dažnai efektyviau šią funkciją patikėti profesionalams. Iš tiesų, patikėti įmonės finansus neprofesionalams arba bandyti juos tvarkyti pačiam – viena didžiausių klaidų, kurias gali padaryti vadovas, nes net ir menka apskaitos klaidelė gali brangiai kainuoti.
Tiek naujai veiklą pradėjusioms, tiek seniau įkurtoms bendrovėms itin svarbu atsakingai pasirinkti, kas rūpinsis įmonės buhalterija. Nusprendę samdyti specialistus, skirkite laiko pasidomėti jų patirtimi, kvalifikacija, kitų klientų atsiliepimais. Įsitikinkite, kad aiškiai aptartos paslaugų sąlygos – kokie darbai įeina į mėnesinį mokestį, per kiek laiko atsakoma į užklausas, ar bus atstovaujama VMI ir „Sodroje“ patikrinimų metu. Jei ketinate apskaitą tvarkyti patys, pasikonsultuokite su patyrusiu buhalteriu dėl pagrindinių dalykų: kokią apskaitos programą pasirinkti, kokius registrus pildyti, kaip teisingai išrašyti sąskaitas faktūras, kaip archyvuoti dokumentus. Taip pat įvertinkite, kiek laiko realiai galėsite skirti apskaitai – augant verslui finansinių operacijų daugės, todėl galbūt jau po kelių mėnesių suprasite, jog buhalterija tampa našta ir laikas perduoti šį darbą specialistams. Kaip pastebi ekspertai, viena rimtesnė klaida gali kainuoti daugiau nei metų buhalterinių paslaugų kaina, o nuolatinis stresas dėl mokesčių ir nemigo naktys nėra verti tariamo taupymo.
Trumpai apie abu variantus:
- Apskaitą tvarkant savarankiškai: privalumas tas, kad geriau perprantate savo verslo finansus ir sutaupote lėšų nemokėdami paslaugų įmonei. Tačiau turėsite nuolat sekti teisės aktų pakeitimus, skirti nemažai laiko apskaitos darbams, prisiimti atsakomybę už galimas klaidas. Tai tinkamas variantas tik turintiems finansinį išsilavinimą ar apskaitos patirties.
- Samdant buhalterines paslaugas: sutaupysite laiko ir nervų, nes apskaitą tvarkys profesionalai. Jie padės optimizuoti mokesčius teisėtais būdais, laiku informuos apie prievoles, atsakys į iškilusius klausimus. Minusas – papildomos išlaidos paslaugoms apmokėti, tačiau mažos įmonės dažnai gali rasti prieinamų planų, o sutaupytas laikas gali būti panaudotas verslo plėtrai.
Mokesčių prievolės: nepamirškite lengvatų ir terminų
Naujos įmonės vadovas privalo gerai susipažinti su mokesčių sistema ir suprasti, kokias prievoles turės jo įmonė. Pirmiausia atkreiptinas dėmesys į pelno mokestį: Lietuvoje taikomas standartinis 16% (nuo 2026 m. – 17%) pelno mokesčio tarifas, tačiau mažoms įmonėms galioja tam tikros lengvatos. Jei jūsų įmonė atitinka mažos įmonės kriterijus (metinės pajamos neviršija 300 000 €, darbuotojų skaičius ne daugiau kaip 10), pelno mokestis gali būti sumažintas iki 6% (nuo 2026 m. – 7%). Negana to, naujai įsteigtoms labai mažoms įmonėms pirmaisiais veiklos metais numatytas 0% pelno mokesčio tarifas – šia lengvata galima pasinaudoti, jei tenkinamos įstatymų nustatytos sąlygos (pavyzdžiui, įmonės savininkai pastaraisiais metais nėra buvę kitų įmonių akcininkai). Tad nepamirškite išsiaiškinti, ar jūsų nauja įmonė kvalifikuojasi mokestinei lengvatai, ir tinkamai ja pasinaudoti.
Kitas svarbus mokestis – pridėtinės vertės mokestis (PVM). Nors naujai įsteigta įmonė nebūtinai iškart privalo registruotis PVM mokėtoja, stebėkite savo pajamas: jeigu per paskutinius 12 mėnesių apyvarta viršija nustatytą ribą (šiuo metu 45 000 €), atsiras prievolė registruotis PVM mokėtoju ir skaičiuoti PVM savo pardavimams. Taip pat tam tikrais atvejais gali būti naudinga registruotis PVM mokėtoju savanoriškai – jei planuojate reikšmingas investicijas (kad susigrąžintumėte pirkimo PVM) ar dirbate su PVM mokėtojais verslo klientais, kuriems svarbu, kad jūsų sąskaitos būtų su PVM. Įsiregistravus PVM mokėtoju, svarbu nepamiršti laiku pateikti PVM deklaracijas (kas mėnesį arba kas ketvirtį, priklausomai nuo aplinkybių) ir mokėti apskaičiuotą mokestį iki nustatytos datos.
Nepamirškite ir kitų prievolių: jeigu įmonė turi darbuotojų, reikės laiku mokėti su darbo užmokesčiu susijusius mokesčius – Gyventojų pajamų mokestį (GPM) ir socialinio draudimo įmokas „Sodrai“ bei teikti mėnesines/ketvirtines deklaracijas. Net jei darbuotojų kol kas nėra, įmonės vadovas turi pasirūpinti privalomojo sveikatos draudimo (PSD) įmokomis – mažosios bendrijos nariai PSD turi mokėti kiekvieną mėnesį net ir tuo laikotarpiu, kai bendrija negavo pajamų. Taip pat kiekvienais metais teks parengti ir pateikti metines finansines ataskaitas Registrų centrui bei pelno mokesčio deklaraciją VMI. Kalendoriuje pasižymėkite visus svarbius terminus, kad jų nepraleistumėte – pasitelkę priminimus ar buhalterines programas, galėsite visuomet laiku atlikti prievoles.
Vidinė tvarka ir dokumentai: apskaitos politika, įsakymai, registrai
Steigiant naują įmonę, būtina pasirūpinti ne tik pačiu buhalterinių įrašų vedimu, bet ir tinkamu vidinių tvarkų bei dokumentų paruošimu. Įmonės vadovas turėtų išleisti keletą svarbių įsakymų, kurie reglamentuos buhalterijos organizavimą įmonės viduje. Rekomenduojama patvirtinti apskaitos politiką – joje aprašoma, kokiais principais vadovaujamasi apskaitoje (kokį sąskaitų planą naudosite, koks finansinių ataskaitų sudarymo laikotarpis, kokios nusidėvėjimo normos taikomos ilgalaikiam turtui ir pan.). Taip pat parengiamos ir patvirtinamos inventorizacijos taisyklės (kaip ir kada atliekama turto inventorizacija, kas už ją atsakingas), kasos darbo organizavimo taisyklės (jei įmonė vykdys atsiskaitymus grynaisiais pinigais) bei kiti būtini vidaus dokumentai, užtikrinantys, kad finansai bus valdomi skaidriai ir pagal įstatymų reikalavimus.
Naujai įsteigtoms įmonėms pravers ir elementarus buhalterinių sąskaitų planas. Jį galite sudaryti remdamiesi bendrai priimtu standartiniu sąskaitų planu arba pritaikyti pagal savo verslo specifiką. Buhalterinių sąskaitų plano turėjimas padės struktūrizuoti visas ūkines operacijas į logiškas grupes (pajamų, sąnaudų, turto, įsipareigojimų sąskaitas), o tai labai palengvins tiek kasdienę apskaitą, tiek vėlesnį metinių finansinių ataskaitų sudarymą. Jei naudojate apskaitos programinę įrangą, joje paprastai būna siūlomas pavyzdinis sąskaitų planas – jį galima koreguoti pagal įmonės poreikius.
Dar vienas svarbus dalykas – užtikrinti tinkamą buhalterinių dokumentų saugojimą. Nuo pat pirmųjų dienų nusistatykite tvarką, kur ir kaip segsite bei archyvuosite sąskaitas faktūras, sutartis, kasos kvitus ir kitus finansinius dokumentus. Pagal galiojančius teisės aktus, apskaitos dokumentai turi būti saugomi nustatytą laiką (dažniausiai ne trumpiau kaip 10 metų), todėl pravartu iš anksto pasirūpinti patogia archyvavimo sistema. Tai gali būti tiek fizinis segtuvų archyvas biure, tiek skaitmeninė dokumentų saugykla. Svarbu, kad prireikus greitai rastumėte bet kurį dokumentą – tai sutaupys laiko ir nervų tiek kasdien, tiek galimo patikrinimo atveju.
Kasdieninė finansinė disciplina ir technologijų nauda
Pradedant verslą, labai svarbu iš karto suformuoti teisingus finansinės drausmės įpročius. Viena dažniausių naujų vadovų klaidų – asmeninių ir įmonės pinigų maišymas. Venkite apmokėti įmonės išlaidas iš asmeninės kortelės arba priimti verslo pajamas į asmeninę banko sąskaitą – naujai įsteigtai įmonei derėtų iškart atsidaryti atskirą banko sąskaitą jos vardu ir visus atsiskaitymus vykdyti tik per ją. Tai padės aiškiai atskirti verslo finansus nuo asmeninių ir išvengti painiavos. Taip pat patartina sudaryti realistišką biudžetą bent pirmajam veiklos pusmečiui ir nuolat stebėti pinigų srautus. Sekite, kad įmonės sąskaitoje visada pakaktų lėšų artimiausiems mokėjimams (mokesčiams, nuomai, tiekėjams). Jeigu pastebite, kad finansų valdymas kelia stresą ar trūksta aiškumo, nedvejodami pasikonsultuokite su buhalteriu – kartais užtenka nedidelės specialisto konsultacijos, ir finansinė situacija taps daug skaidresnė.
Nepamirškite pasitelkti šiuolaikinių technologijų apskaitai palengvinti. Rankiniai skaičiavimai popieriuje ar primityvūs „Excel“ failai – jau praeitis. Šiandien net ir smulkiausiam verslui prieinamos patogios apskaitos programos, debesijos pagrindu veikiančios sistemos bei automatizuoti įrankiai. Yra nemokamų arba nebrangių elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo platformų, kurios supaprastina sąskaitų išrašymą ir išsiuntimą klientams, stebi apmokėjimų statusą. Daugelis buhalterių taip pat siūlo nuotolinį dokumentų pateikimą – galite tiesiog nufotografuoti čekį telefonu ir pateikti jį apskaitai per specialią programėlę. Tokie sprendimai padeda taupyti laiką, sumažina žmogiškų klaidų riziką ir leidžia verslo savininkui realiu laiku matyti finansinius rodiklius.
Dažniausios pradedančiųjų apskaitos klaidos
Pradėjus savo verslą, natūralu mokytis iš patirties. Vis dėlto verta žinoti dažniausias klaidas, kurias daro naujų įmonių savininkai tvarkydami buhalteriją – jas žinodami, galėsite jų išvengti:
- Asmeninių ir verslo finansų maišymas. Kaip minėta, tai labai paplitusi klaida – pradedantieji verslininkai neretai už įmonės prekes ar paslaugas sumoka savo asmenine kortele arba pajamas priima į savo sąskaitą. Dėl to vėliau sudėtinga atsekti, kas priklauso verslui, o kas – jums asmeniškai, be to, gali kilti mokestinių neaiškumų.
- Apskaitos atidėjimas ir netvarkingas dokumentų pildymas. Kai kurie nauji vadovai bando tvarkyti apskaitą vėliau, nes darbų pradžioje atrodo patogiau susitelkti į kitus reikalus. Vis dėlto toks atidėliojimas dažnai baigiasi netvarkingai ar skubotai suvestais duomenimis. Kaupiant neapdorotus dokumentus, vėliau galite nebeprisiminti tam tikrų išlaidų detalių arba pamesti svarbius čekius, kurių prireiks apskaitai. Geriau jau skirti laiko kas savaitę ar kas mėnesį sutvarkyti dokumentus, nei metų gale susidurti su informacijos spragomis.
- Mokestinių terminų ignoravimas. Verslo naujokai kartais praleidžia deklaracijų ar mokėjimų terminus. Pavyzdžiui, pamiršta laiku pateikti PVM deklaraciją ar sumokėti mokesčius, ypač jei veikla epizodinė. Vėlavimas gali užtraukti delspinigius ar baudas – be finansinių nuostolių, kenčia ir verslo reputacija. Nesilaikant mokestinių terminų gali nukentėti ir įmonės vardas: jei viešai paaiškėja, kad įmonė vėluoja mokėti mokesčius, partneriai bei klientai gali imti abejoti jos patikimumu.
- Investicijų į apskaitą vengimas. Siekdami sutaupyti, naujieji įmonių savininkai kartais visai neskiria biudžeto apskaitos paslaugoms arba renkasi nepatyrusius asmenis. Deja, toks taupymas gali atsisukti prieš juos pačius – klaidų taisymas vėliau kainuos žymiai daugiau laiko ir pinigų. Net jei pradžioje biudžetas ribotas, geriau turėti bent minimalią profesionalaus buhalterio priežiūrą nei palikti apskaitą likimo valiai.
- Nesikonsultavimas, kai trūksta žinių. Finansų valdymas turi daugybę niuansų. Jei nesate tikri dėl kokio nors apskaitos ar mokesčių klausimo, nebijokite paklausti specialisto. Dažna klaida – spėlioti arba remtis nepatikimais šaltiniais internete, vietoje to, kad gautumėte kvalifikuotą patarimą. Konsultacijos kaina nedidelė, palyginti su galimų klaidų kaina.
Investicija į tvarkingą buhalteriją atsiperka
Apibendrinant, buhalterinės apskaitos sutvarkymas nuo pirmųjų įmonės gyvavimo dienų – būtina sąlyga sklandžiai verslo pradžiai. Tvarkinga buhalterija suteikia verslo savininkui ramybę, kad visos prievolės įvykdytos laiku, o finansinė situacija yra aiški bet kuriuo momentu. Tai tarsi verslo indikatorius, leidžiantis pastebėti galimas problemas dar prieš joms tampant kritinėmis.
Naujo verslo savininkui patartina nebijoti investuoti į finansų tvarkymą – tai investicija, kuri anksčiau ar vėliau atsiperka. Kreipkitės patarimo į buhalterinės apskaitos profesionalus ar bent periodiškai pasitarkite su jais – geriau užbėgti problemoms už akių, nei vėliau skubiai taisyti apleistos buhalterijos padarinius. Tinkamai valdydami finansus nuo pirmos dienos, galėsite susitelkti į svarbiausią tikslą – auginti savo verslą žinodami, kad finansiniai pamatai yra tvirti, o apskaita – patikimose rankose.
Pirk arba mirk! 
Parašykite komentarą